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2013年10月25日金曜日

間違いだらけの宴会企画!

突然、思い立ったのですが、重要な事なので記載します。

貴公子は、大学時代から、ずっ~と、学内や社内で、「宴会部長」をやっております。
アラフォーになった今も、社内では部門横断的な、実質的な「宴会部長」です。よって、20年以上のキャリアがあります。

社内での宴会は、とても重要だと思っております。
- 公式な会議では、話せない本音で、上司と議論を戦わせる事ができる。
- 部下の本音を聞くことができる。
- リラックスした中で、会社全体の今の雰囲気を知る事ができる。
- そして、一番重要な事ですが、楽しくストレス解消ができる。

上記の様な効用があると、信じております。

と言う訳で、「宴会企画」に関しては、普通の人より、遥かに精通して
いるし、宴会の企画の甘いも辛いも経験していると自負しております。
よって、玄人として、「素人」が企画する宴会に出席すると、イライラする事が多いですね。(笑)

ですので、学生時代から、20年超に渡り、散々試行錯誤してきました「宴会部長」として、「これだけ押さえれば、まずは失敗しない。」と言う鉄則を披露します。
もっとも、色々なVersionの宴会があり、それにより、企画方法は大きく、異なるので、あくまでも、「会社同僚との呑み会」と言う設定で以下、考えてゆきます。

会社同僚との呑み会の場合(部内忘年会とかのちょっと公式な呑み会も含めて)は、兎に角、「手軽さ」がキーワードです。
先日、呼ばれて、参加した呑み会は、ある意味、悪い例だったと思いますので、その例を反面教師として、「効果的な社内宴会企画」を説明したいと思います。

1) まず、その呑み会は場所が悪かった。
会社近くの呑み屋ではなく、電車で延々と移動した先にある、ターミナル駅近くの呑み屋だった。
参加者の多くが、初めて行く店だし、場所も良く分からないので、「会社からみんなで、手を繋いで行こう!」と言う事になるのだが、これがかったるいし、時間が掛かり、面倒。
必然的に、参加者は激減する。
各自の仕事の都合もあるので、会社同僚との宴会は、近場(余程の理由が無い限り、最寄り駅近くの居酒屋)での現地集合とすべき。
要は、「駅前の○○で先にやっているので、来てね!」と言った様な手軽さが必要。

2) 会費の事前徴収は、絶対的NG.
会費事前徴収も、手軽さに反するからダメ。
サラリーマンだから、急な仕事が当日、入る人もいるし、体調が悪い人もいるかもしれない。
それなのに、「予定参加」と言う状況を作り出して、会費を事前徴収するなどと言うのは、参加予定者にプレッシャーを掛けるし、宴会部長としても面倒。
また、当日に、「仕事の都合で行けなくなった。」と言う人の徴収済み会費をどうするか?で揉める事もある。
呑み代は、その場でのざっくりした割り勘が、一番、問題が生じないし、手軽であると言うのが、長年の経験からの教訓。

3) 人数予約について。
上記2)と同じ理由で、「13名で、19時開始です。コースは、雅コースで。」、なんて言うのも、絶対ダメ。
参加者にプレッシャーが掛かるし、コースにすると、「私は、刺身がダメ。」とか、「俺は、焼酎が飲みたかったのに、コースには入っていない。」とかの「トラブル」発生の原因になります。
それに、人数確定も、1名欠席したり、逆に、2名が追加参加になった際に、面倒だし、最悪、対応できなくなります。(遅れてくる人もいるし。)
従って、貴公子の場合は、人数予約は、アバウトな数字で行きます。
こんな感じ。
→ 「10名プラスマイナス3~4名です。時間は、19時前から入れる様に、アレンジをお願い。コースではなく、アドリブで注文します。」
結婚式の披露宴会場の食事予約でもあるまいし、たかが呑み会で、
コース料理なんて、あり得ないと言うのが、貴公子の率直な意見です。

4) 混んでる店も、絶対NG.
混んでいる店は、旨いのかもしれないが、時間制限があったりして、ゆっくり呑めないので、ダメ。
そういう所は、会社同僚との呑み会とかではなく、親しい友達とかと、少人数との食事会で利用すべき。
素人が企画すると、すぐ、「ネットで話題の混んでいる店」とかで予約を掛けるので、やんなっちゃうんだよねえ。(笑)

要は、手軽さです。
会社の同僚と呑む時は、特に重要です。
繰り返しになりますが、「仕事の都合で行けなくなった。」とか、「やっぱり行く事にした。」、「遅刻するけど行ける。」、「会社の通用口で、ばったり、会社の○○さんに会ったので、ついでに連れてきた。」とかの想定しうる、すべての状況に、「宴会部長」として、対応する必要があります。

もっとも、これが、大学の同級生飲み会とかだと、微妙に変わってくるので、all mightyな方法でありませんがねえ。
兎に角、宴会企画は、奥が深いし、見た目以上に、神経を使います。
「宴会企画、こうすれば成功!」とかのタイトルで、本を出版したいくらいですね。(笑)

何か質問があれば、いくらでも回答します。

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